Estrategia de apoyo para procesos de admisión estudiantil mediante herramientas software

Abstract

En la actualidad las universidades enfrentan retos importantes en la gestión administrativa de los procesos, especialmente en lo que respecta al proceso de admisión estudiantil. La Universidad CESMAG no es ajena a esta realidad, presentando dificultades en la correcta y eficiente gestión de la matrícula, ya que los aspirantes deben cumplir con una serie de requisitos, como la carga de documentación y superar pruebas adicionales, como entrevistas y exámenes de conocimientos. Esto genera una carga significativa sobre los docentes y personal administrativo, quienes deben monitorear el cumplimiento de cada requisito, realizar llamadas y enviar recordatorios lo que no sólo es tedioso, sino que también puede generar errores y retrasos en el proceso. La importancia de mejorar la gestión de este proceso radica en la necesidad de optimizar el tiempo y los recursos humanos involucrados, así como en mejorar la experiencia de los aspirantes, quienes a menudo experimentan incertidumbre y estrés emocional [1]. El propósito de esta investigación es proponer una estrategia de apoyo que utilice herramientas software para incrementar la eficacia de los procesos de admisión, al mismo tiempo que facilita el seguimiento y la gestión de los aspirantes de manera clara y eficiente. Para lograr el objetivo de esta investigación, se propone una serie de metas, entre las cuales se destacan: la caracterización de los procesos actuales de admisión, la identificación de áreas de mejora y la construcción de un software modular, escalable y adaptable a las necesidades de la universidad. Además, se evaluará el impacto de la implementación del software en la eficiencia y en la calidad del proceso. Este trabajo de grado busca no solo proporcionar una solución tecnológica, sino también proponer una mejora significativa en la gestión administrativa y en la experiencia de los aspirantes, contribuyendo a la eficiencia y a la competitividad de la Universidad CESMAG en el ámbito educativo.