Automatización de un sistema contable por medio de hoja de cálculo en el Restaurante Ohashi de la ciudad de San Juan de Pasto

Abstract

El presente trabajo tuvo como propósito diseñar e implementar un sistema contable automatizado mediante hojas de cálculo para el Restaurante Ohashi en San Juan de Pasto, con el fin de optimizar la eficiencia, precisión y organización de sus procesos contables. El diagnóstico inicial evidencia que los registros manuales generaban errores en transacciones, dificultades en conciliaciones bancarias y limitaciones para elaborar estados financieros oportunos, afectando la toma de decisiones y el control financiero. Para abordar estas problemáticas, se desarrolló un sistema contable automatizado construido en Microsoft Excel, estructurado con la metodología RUP (Rational Unified Process) que permitió caracterizar operaciones, diseñar políticas contables bajo NIIF para PYMES, implementar el modelo y evaluarlo mediante pre-experimento. Asimismo, se formularon políticas contables específicas que fortalecieron la transparencia y comparabilidad de la información financiera del restaurante. El estudio se desarrolló bajo enfoque cuantitativo, método analítico y diseño descriptivo. Se aplicó RUP en cuatro fases (iniciación, elaboración, construcción, transición) y se utilizaron instrumentos como cuestionarios, diagramas de casos de uso y pruebas pre/post que midieron el impacto del sistema sobre los procesos contables. El impacto de la automatización se evaluó mediante caracterización de operaciones y validación del sistema, demostrando mejoras significativas en registro de ventas/gastos, control de inventarios, generación de reportes y cumplimiento normativo. Los resultados confirmaron la efectividad del sistema automatizado frente a las falencias del método manual, agilizando procesos en más del 60% y reduciendo errores humanos. Las recomendaciones se orientan a capacitar al personal en el uso del sistema Excel, realizar mantenimientos periódicos, integrar facturación electrónica y actualizar políticas contables conforme a evolución normativa. El trabajo concluye que la automatización contable mediante hojas de cálculo constituye una estrategia clave de transformación digital para microempresas gastronómicas, fortaleciendo la competitividad y la gestión financiera del Restaurante Ohashi.