Resumen:
En la actualidad las universidades enfrentan retos importantes en la gestión administrativa de los procesos, especialmente en lo que respecta al proceso de admisión estudiantil. La Universidad CESMAG no es ajena a esta realidad, presentando dificultades en la correcta y eficiente gestión de la matrícula, ya que los aspirantes deben cumplir con una serie de requisitos, como la carga de documentación y superar pruebas adicionales, como entrevistas y exámenes de conocimientos. Esto genera una carga significativa sobre los docentes y personal administrativo, quienes deben monitorear el cumplimiento de cada requisito, realizar llamadas y enviar recordatorios lo que no sólo es tedioso, sino que también puede generar errores y retrasos en el proceso. La importancia de mejorar la gestión de este proceso radica en la necesidad de optimizar el tiempo y los recursos humanos involucrados, así como en mejorar la experiencia de los aspirantes, quienes a menudo experimentan incertidumbre y estrés emocional [1]. El propósito de esta investigación es proponer una estrategia de apoyo que utilice herramientas software para incrementar la eficacia de los procesos de admisión, al mismo tiempo que facilita el seguimiento y la gestión de los aspirantes de manera clara y eficiente. Para lograr el objetivo de esta investigación, se propone una serie de metas, entre las cuales se destacan: la caracterización de los procesos actuales de admisión, la identificación de áreas de mejora y la construcción de un software modular, escalable y adaptable a las necesidades de la universidad. Además, se evaluará el impacto de la implementación del software en la eficiencia y en la calidad del proceso. Este trabajo de grado busca no solo proporcionar una solución tecnológica, sino también proponer una mejora significativa en la gestión administrativa y en la experiencia de los aspirantes, contribuyendo a la eficiencia y a la competitividad de la Universidad CESMAG en el ámbito educativo.
